Une organisation devrait effectuer un examen et une évaluation des normes de fiabilité efficaces et exécutoires actuelles de la NERC afin de déterminer quelles normes sont applicables, non applicables, ou dont vous pourriez bénéficier d’une exemption. La création d’une liste approfondie de normes applicables continuellement mise à jour est le début du processus de savoir si votre entreprise peut atteindre et maintenir la conformité.
La conformité aux normes de fiabilité obligatoires de la NERC est un paysage en évolution active, les nouvelles normes devenant continuellement efficaces et exécutoires tandis que d’autres sont à la retraite. Chaque changement apporte de nouveaux défis pour les services publics de documenter et de gérer les preuves de conformité à des fins de vérification. Chaque service public enregistré auprès de la NERC doit s’efforcer de se conformer en permanence à son portefeuille de normes de fiabilité NERC applicables. Ils ne devraient pas se concentrer uniquement sur le succès des résultats « Aucun résultat » des audits NERC, mais aussi, dans l’intérêt de la fiabilité et de la résilience, être orientés vers un fonctionnement fiable de leur partie du réseau électrique.
Calendriers de vérification des variables
Lorsqu’une organisation dispose d’un audit de conformité NERC, d’une vérification ponctuelle ou d’une autocertification guidée, l’activité fournit une évaluation de la conformité à la fiabilité pour une période passée spécifique. Les services publics peuvent sortir d’une vérification en sachant s’il y a des lacunes en matière de conformité qui doivent être abordées, ou si toutes les obligations obligatoires ont été remplies. Cependant, de nombreux services publics feront du « rattrapage » lorsqu’ils recevront leur lettre d’avis de vérification en raison de l’absence d’une évaluation continue de la conformité et d’une planification de la vérification.
Si vous n’avez pas fait l’objet d’une vérification depuis un certain nombre d’années, la complaisance pourrait l’établir parmi vos contributeurs individuels et vos experts en la matière (PME). Alors que la NERC et les régions s’éloignent d’un calendrier de vérification statique (tous les 3 à 6 ans) et se concentrent davantage sur le risque de fiabilité, de nombreuses entreprises ne sont plus sur un calendrier de vérification de conformité NERC prévisible.
Examens de l’état de préparation
Les examens de l’état de préparation régulièrement planifiés sont le seul moyen sûr de savoir que votre service public est actuellement et continuellement en conformité avec les normes NERC.
Un examen de l’état de préparation évaluera indépendamment l’état de conformité actuel de votre entreprise, la force de votre programme de conformité et peut identifier les faiblesses dans les preuves de conformité que votre organisation peut avoir.
Les examens de l’état de préparation sont un outil précieux que toutes les organisations devraient prendre en considération. Ils peuvent être effectués complètement à l’interne ou par un tiers externe.
Trois évaluations principales devraient être incluses dans chaque examen de l’état de préparation.
Vous devez évaluer les contrôles internes et les preuves de conformité de votre programme de conformité actuel. En parcourant les documents et les preuves de votre programme, vous vérifiez essentiellement votre propre programme de conformité. Vous devriez être en mesure de fournir des preuves pour chaque exigence de norme applicable et sa mesure, montrant que votre organisation a connaissance de la norme et des exigences (manuels de programme) et que vous pouvez prouver la conformité (dossiers d’essai, documents de formation, soumissions régionales).
Même si vous n’avez trouvé aucune lacune dans le programme de conformité de votre organisation, vous devez tout de même évaluer les forces et les faiblesses. Oui, vous pourriez être en mesure de fournir un document de programme et des preuves, mais cela aurait-il pu être réalisé plus efficacement ? Respectez-vous toutes les mesures suggérées dans les normes de la NERC ?
Les examens internes de l’état de préparation appuient un programme proactif de conformité à la NERC qui :
- Doter le personnel et la direction d’une formation, d’une éducation, d’outils et d’autres ressources suffisants, comme des politiques et des procédures bien médiatisées, pour détecter les problèmes en temps opportun et pour détecter, corriger ou prévenir la non-conformité.
- Aider le personnel à se tenir au courant des tendances en matière de conformité en examinant les rapports d’audit d’autres personnes et à évoluer en fonction de ces tendances et d’autres développements dans l’industrie.
- Avoir la participation active de la haute direction pour souligner l’importance de la conformité et de l’affectation des fonds nécessaires pour maintenir un programme de conformité solide.
- Avoir un agent de conformité et un comité de conformité désignés, chargés de l’élaboration et de la surveillance des activités de conformité et des paramètres pour évaluer l’efficacité du programme.
- Participer activement aux fonctions de vérification interne et de surveillance afin d’évaluer régulièrement la conformité aux dispositions tarifaires et aux règles, ordonnances et règlements de la Commission, afin de favoriser une culture d’engagement solide et durable à l’égard de la conformité à l’échelle de l’entreprise.
- Promouvoir une culture de conformité et d’autodéclaration pour assurer la conformité, y compris un processus efficace d’autodéclaration des cas de non-conformité identifiés par les activités de surveillance interne.
Des programmes de conformité efficaces augmentent la probabilité que les PME de votre entreprise comprennent et respectent les exigences obligatoires « dans la lettre et dans l’esprit ». Cependant, étant donné que chaque entreprise est unique en termes de taille, de région, de structure organisationnelle, d’installations et d’autres caractéristiques pertinentes, il n’y a pas deux programmes de conformité identiques. Chaque entreprise doit adapter son programme aux défis spécifiques auxquels elle est confrontée.
Le fait de passer par ces évaluations internes fournira un examen de l’état de préparation significatif et vraiment précieux.
TRC peut fournir un examen de votre programme de conformité et aider votre entreprise à éviter les conséquences (monétaires et de réputation) des vérifications de conformité infructueuses de NERC / région.
Votre conseiller en réglementation de confiance
TRC suit de près les tendances réglementaires nationales, provinciales et étatiques dans toutes les régions de l’Amérique du Nord. Notre approche en matière de sécurité des systèmes d’alimentation, d’ingénierie, de planification, de conception, de construction et de mise en service, équilibre les solutions qui intègrent les tendances du risque de fiabilité de l’industrie, les exigences obligatoires en matière de normes de fiabilité, les directives réglementaires, les obligations de conformité, les meilleures pratiques, les objectifs opérationnels et les budgets. Grâce à son expertise en planification, en ingénierie et en exploitation des réseaux électriques, TRC soutient les services publics et les fournisseurs d’énergie privés dans leurs efforts pour garder une longueur d’avance sur la courbe réglementaire et pour atteindre ou dépasser les exigences réglementaires à mesure qu’elles évoluent.
Cette mise à jour réglementaire est fournie à titre de service aux clients des services publics de TRC, vous aidant à vous tenir au courant des problèmes prospectifs qui auront une incidence sur les risques de fiabilité du réseau électrique de votre entreprise ainsi que des sujets connexes concernant les développements réglementaires, pour vous aider à atteindre les objectifs commerciaux de votre entreprise.
Personne-ressource : D. Stradford